Mahnlauf vom 31.07.

Ausgangslage

Bei Meiners Kunststofftechnik liegen die offenen Posten in einer Excel-Liste, der Mahnlauf in einem handschriftlichen Kalender, und wenn der Vertrieb wissen will, ob ein Kunde bezahlt hat, ruft er in der Buchhaltung an. Die Frage ist nicht, ob gemahnt wird, sondern ob rechtzeitig — und ob jemand vorher weiß, dass ein Kunde gerade in einer Verhandlung steckt.

Entscheidungen

• Der Mahnlauf ist ein Vorgang mit Freigabe

  Vorgeschlagen wird eine Liste, verschickt wird nach Freigabe. Automatisch zu mahnen ist technisch leicht und geschäftlich riskant: Die eine Mahnung an den falschen Kunden kostet mehr als der gesamte Zeitgewinn.

• Rechnungsakte statt Rechnungszeile

  Jede Rechnung hat eine eigene Ansicht mit Positionen, Schritten und Verlauf. Erst dort steht, warum ein Posten offen ist — und das ist die Auskunft, die der Vertrieb am Telefon braucht.

• Auswertung als eigener Bildschirm, nicht als Startseite

  Der Einstieg zeigt, was heute zu tun ist. Die Auswertung steht daneben, weil sie eine andere Frage beantwortet — Kennzahlen als Startbildschirm sind der schnellste Weg zu einem System, das schön aussieht und niemandem hilft.

Bewusst weggelassenKeine Buchhaltung. Dies ist die Debitorensicht und kein Finanzbuchhaltungssystem: Kontenrahmen, Umsatzsteuer und Jahresabschluss bleiben dort, wo sie hingehören, und dieses System liefert zu.

Umfang

Bildschirme

5

Bausteine

18

Sprachen

4

Fünf Bildschirme, in vier Sprachen, mit Seitenleiste, Kopfzeile und Rollenangabe. Navigation funktioniert; Tabellen, Tafel, Kalender, Diagramme, Schrittketten und Formulare sind dargestellt und ohne Wirkung. Rechnungsnummern, Kunden und Beträge sind erfunden.

So würde es weitergehen

• Zahlungsabgleich

  Kontoauszüge einlesen und Zahlungen zuordnen — automatisch, wo es eindeutig ist, und mit einer Liste für den Rest.

• Anbindung an die Buchhaltung

  Rechnungen, Zahlungen und Mahnstufen müssen in beide Richtungen laufen, sonst entsteht eine zweite Wahrheit über den Zahlungsstand.

• Eskalation

  Was nach der dritten Mahnung passiert: Lieferstopp, Inkasso, gerichtliches Mahnverfahren — mit klaren Zuständigkeiten.

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