Досье договора DOK-2024-0117

С чего всё начинается

Управляющая компания «Лебедев» обслуживает 38 объектов с договорами, актами проверок и сроками расторжения. Договоры лежат в папках и в сетевой папке с названием «Договоры_новые_финал», сроки — в списке Excel. Упускают из виду редко сам договор — упускают дату: автоматическое продление проходит незамеченным, потому что никто вовремя не посмотрел.

Решения

• В центре — срок, а не документ

  Система документооборота, которая просто хранит файлы, заменяет одну папку на другую. Поэтому именно напоминание о сроке — несущая структура: договорное дело держится на нём, а не наоборот.

• Привязка к объекту в каждом документе

  Каждый договор привязан к конкретному объекту. При 38 домах это единственный порядок, который переживает смену ответственного сотрудника; хранение по типу договора его не переживает.

• Права доступа — на отдельном экране

  Кто вправе видеть какое дело — это в управляющей компании вопрос содержательный, а не фоновая настройка. Поэтому он представлен как отдельный раздел рядом с архивом.

Сознательно опущеноНет распознавания текста и нет автоматического определения сроков из текста договора. Неверно распознанный срок расторжения опаснее, чем полное его отсутствие, — он выглядит как факт, а на деле является предположением.

Что входит

Экранов

5

Блоков контента

18

Языков

4

Пять экранов, на четырёх языках, с боковой панелью, шапкой и указанием роли. Навигация работает; таблицы, фильтры, календарь, цепочки шагов, история и формы показаны, но не действуют. Объекты, договоры и сроки вымышлены.

Как это продолжилось бы

• По-настоящему хранить документы

  Место хранения, версии, права доступа и резервное копирование — а также способ, которым отсканированный договор находит нужный объект.

• Напоминания, которые доходят

  Напоминание должно доходить до конкретного человека прямо из системы: почтовый ящик, список задач, замещающий сотрудник во время отпуска.

• Хранение и удаление

  С одной стороны — сроки хранения по торговому и налоговому праву, с другой — обязанность удаления данных. Один и тот же архив должен учитывать и то и другое.

Обсудить ваш проект